Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah tidak bisa berjalan tanpa landasan dokumen yang jelas.
Dokumen menjadi bukti legal, administratif, sekaligus teknis dari seluruh proses pengadaan yang dijalankan oleh instansi.
Tanpa dokumen yang benar, pengadaan bisa dianggap cacat prosedur.
Dampaknya bisa berupa pembatalan kontrak, tidak cairnya anggaran, bahkan temuan audit oleh BPK atau inspektorat internal.
Fungsi Utama Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa
Setiap dokumen dalam pengadaan berfungsi sebagai:
-
Pedoman pelaksanaan kegiatan pengadaan
-
Alat verifikasi oleh auditor atau pihak ketiga
-
Dasar hukum bila terjadi sengketa atau pemeriksaan
-
Bukti transparansi dan akuntabilitas publik
Karena itu, menyusun dokumen pengadaan tidak boleh asal atau hanya sekadar formalitas.
Jenis dan Contoh Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa
Dokumen pengadaan terbagi berdasarkan tahapan proses, yaitu: perencanaan, pemilihan, dan pelaksanaan kontrak.
1. Dokumen Tahap Perencanaan
Dokumen ini disusun sebelum proses pemilihan penyedia dimulai.
Contoh:
-
Rencana Umum Pengadaan (RUP)
Dokumen yang memuat semua rencana belanja pengadaan selama tahun berjalan. -
Spesifikasi Teknis Barang/Jasa
Rincian kebutuhan teknis berdasarkan standar layanan minimum instansi. -
Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Perkiraan nilai transaksi berdasarkan survei harga pasar. -
Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Digunakan dalam jasa konsultansi dan pengadaan jasa lainnya.
📝 Contoh format RUP dan KAK dapat dilihat di SIPLah Kemendikbud.
2. Dokumen Tahap Pemilihan Penyedia
Dokumen ini digunakan saat proses seleksi, baik melalui tender maupun e-purchasing.
Contoh:
-
Dokumen Pemilihan (RKS)
Menjabarkan syarat administratif, teknis, dan kontraktual dari pengadaan. -
Surat Undangan Pengadaan Langsung
Digunakan pada metode non-tender dengan nilai di bawah ambang batas. -
Berita Acara Evaluasi dan Penetapan Pemenang
📝 Referensi dan template dapat diunduh dari SIMPel Kemenkeu.
3. Dokumen Tahap Pelaksanaan dan Kontrak
Setelah penyedia dipilih, dokumen ini digunakan untuk administrasi kontrak dan serah terima.
Contoh:
-
Surat Perjanjian Kontrak
Memuat ruang lingkup pekerjaan, nilai kontrak, dan ketentuan pembayaran. -
BAST (Berita Acara Serah Terima)
Dokumen final saat barang/jasa sudah diterima sesuai spesifikasi. -
Berita Acara Pembayaran (BAP)
Digunakan untuk mencairkan pembayaran sesuai termin yang disepakati.
📝 Contoh format kontrak dan BAST bisa dilihat dari Bappeda NTB.
Standarisasi Dokumen: Mengapa Mengikuti Template LKPP Itu Wajib?
Dokumen pengadaan yang digunakan instansi harus mengacu pada pedoman dari LKPP.
Hal ini bertujuan agar:
-
Proses berjalan transparan dan tidak diskriminatif
-
Semua penyedia mendapat perlakuan yang setara dan adil
-
Proses dapat diaudit tanpa celah pelanggaran
Beberapa dokumen juga sudah distandarisasi untuk desa dan daerah, misalnya contoh dokumen desa dari LKPP.
Contoh Penggunaan Dokumen dalam Berbagai Skema Pengadaan
Setiap metode pengadaan memerlukan kombinasi dokumen yang berbeda.
🔹 Pengadaan Langsung (< Rp200 juta)
-
Surat Undangan
-
Spesifikasi Teknis
-
KAK
-
Kontrak
🔹 Tender Terbuka (> Rp1 miliar)
-
Dokumen RUP
-
HPS
-
Dokumen Pemilihan
-
Berita Acara Evaluasi
-
Kontrak
🔹 E-Purchasing (melalui e-Katalog)
-
Bukti pemilihan di e-Katalog
-
Kontrak sederhana
-
BAST
Referensi template kontrak bisa ditemukan pada LPSE ATR/BPN dan Diskominfo Bali.
Tantangan Instansi dalam Menyusun Dokumen Pengadaan
Meskipun banyak contoh tersedia, tantangan tetap ada:
-
Kurangnya SDM yang paham teknis dokumen
-
Tidak update dengan format terbaru dari LKPP
-
Ketidaksesuaian antara dokumen dan metode pengadaan
-
Sulitnya menggabungkan aspek teknis dan administratif secara benar
Inilah celah yang sering menyebabkan proses pengadaan gagal atau terhambat.
Solusi Klik: Bantu Instansi Susun Dokumen Pengadaan Secara Profesional
Solusi Klik bukan hanya penyedia barang dan jasa yang ada di e-Katalog.
Kami juga hadir sebagai mitra pendamping pengadaan pemerintah.
Kami bantu Anda:
-
Menyusun dokumen pengadaan sesuai regulasi LKPP
-
Memberi contoh dan template dokumen terkini
-
Mendampingi proses e-purchasing hingga selesai
-
Menyediakan produk dengan kelengkapan administratif sesuai permintaan auditor
Baik untuk pengadaan langsung, e-purchasing, maupun tender terbuka—kami siap membantu.
Keunggulan Layanan Solusi Klik
✅ Produk Terdaftar di E-Katalog Nasional & Lokal
✅ Didampingi Hingga Serah Terima Barang
✅ Dapat Konsultasi Gratis untuk Dokumen & Spesifikasi
✅ Tim Ahli yang Paham Teknis, Aturan, dan Prosedur
Kami percaya, pengadaan pemerintah harus mudah, legal, dan efisien—bukan beban administratif.
Testimoni Instansi Pemerintah
“Kami terbantu banget saat menyusun dokumen RKS dan HPS. Solusi Klik ngasih template dan bantu review. Sangat recommended.”
— Dinas Pertanian Kab. Lamongan
“Solusi Klik bukan cuma jual barang, tapi juga dampingi kami saat input di e-Katalog dan review dokumen pengadaan. Luar biasa.”
— BLK Provinsi NTT
Penutup: Permudah Pengadaan Anda Bersama Solusi Klik
Mengetahui contoh dokumen pengadaan barang dan jasa itu penting, tapi lebih penting lagi adalah menggunakannya dengan tepat.
Dengan bantuan Solusi Klik, Anda tidak perlu khawatir salah prosedur atau dokumen tertolak auditor.
Kami siap bantu dari penyusunan dokumen hingga pengadaan tuntas.
Hubungi Solusi Klik hari ini dan wujudkan pengadaan yang profesional, cepat, dan legal.