Pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa oleh Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan pengadaan.
Selain itu, tujuan dari pengadaan adalah sebagai proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Tugas Penjabat Pengadaan
Tidak hanya perusahaan swasta yang dapat melakukan pengadaan, penjabat juga dapat melakukan hal tersebut. Namun, penjabat juga memiliki tugas dalam pengadaannya.
Pejabat Pengadaan dalam Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8D memiliki tugas:
- Melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Pengadaan Langsung;
- Melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);
- Melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan
- Melaksanakan E-purchasing yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
Metode Pengadaan
Tahukah kamu? bahwa dalam pengadaan barang dan jasa, terdapat beberapa metode yang umum digunakan oleh perusahaan untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan. Berikut adalah beberapa metode pengadaan barang dan jasa yang sering digunakan:
Tender
Metode ini melibatkan pengajuan penawaran kepada beberapa pemasok potensial untuk memperoleh harga terbaik. Proses tender biasanya dilakukan secara tertutup dan diatur oleh peraturan yang ketat. Dalam proses tender, pihak yang mengajukan penawaran biasanya diminta untuk menyertakan rincian harga, spesifikasi barang atau jasa, serta informasi lain yang relevan.
Lelang Terbuka
Proses lelang terbuka melibatkan pengumuman publik untuk membeli barang atau jasa dengan mengundang pemasok untuk menawarkan harga terbaik. Semua pemasok yang memenuhi syarat dapat mengajukan penawaran, dan prosesnya biasanya diawasi oleh badan pengadaan atau regulator yang bertanggung jawab.
Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung terjadi ketika perusahaan memilih pemasok tanpa proses lelang karena alasan tertentu, seperti kualifikasi khusus atau kecepatan pengadaan yang diperlukan. Metode ini sering digunakan ketika perusahaan memiliki hubungan jangka panjang dengan pemasok atau ketika terdapat kebutuhan mendesak yang memerlukan respons cepat dari pemasok.
Seleksi
Metode seleksi melibatkan pemilihan pemasok berdasarkan kriteria tertentu, seperti kualifikasi teknis, harga, dan pengalaman. Proses seleksi biasanya dilakukan melalui penilaian terhadap proposal atau penawaran yang diajukan oleh pemasok.
E-Purchasing
Metode ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pengadaan secara efisien dan transparan. Dengan e-purchasing, proses pengadaan dapat dilakukan secara online, mulai dari pengajuan permintaan penawaran hingga pembayaran, sehingga mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan proses konvensional.
Proses Pengadaan
Cara Pengadaan barang/jasa pada PBJP secara garis besar dibagi menjadi dua kelompok yaitu melalui swakelola dan melalui pemilihan penyedia.
Swakelola adalah cara memperoleh barang atau jasa yang dikerjakan sendiri oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, dan perangkat Daerah lain, serta organisasi kemasyarakatan atau kelompok masyarakat.
Sedangkan, pengadaan barang/jasa melalui penyedia adalah cara memperoleh barang/jasa yang disediakan oleh Pelaku Usaha. Dalam hal ini K/L/PD memilih penyedia untuk mendapatkan barang/jasa yang diinginkan.
Proses pengadaan dimulai dari pemilihan penyedia dengan melalui proses berikut:
- Persiapan pemilihan penyedia,
- Perencanaan pemilihan penyedia,
- Melakukan pemilihan penyedia,
- Pelaksanaan kontrak pengadaan,
- Pengawasan dan pengendalian pengadaan, dan
- Penyerahan hasil pengadaan.
Mengapa Harus Pengadaan?
Pengadaan memiliki beberapa alasan penting dan manfaat yang mendasari perlunya dilakukan, baik dalam konteks organisasi publik maupun swasta. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa pengadaan harus dilakukan:
Memastikan Ketersediaan Barang dan Jasa
Tanpa proses pengadaan yang efektif, organisasi mungkin mengalami kekurangan atau keterlambatan dalam mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan.
Mencapai Efisiensi Biaya
Proses pengadaan membantu dalam memperoleh barang dan jasa dengan harga yang kompetitif. Dengan melakukan perbandingan harga, negosiasi, dan memilih pemasok terbaik, organisasi dapat mengoptimalkan anggaran dan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.
Kualitas dan Standar
Pengadaan memungkinkan organisasi untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh memenuhi standar kualitas yang diinginkan. Melalui proses seleksi dan evaluasi pemasok, organisasi dapat memilih pemasok yang dapat memenuhi spesifikasi dan standar yang ditetapkan.
Transparansi dan Akuntabilitas
Proses pengadaan yang terstruktur membantu menciptakan transparansi dalam bagaimana barang dan jasa diperoleh. Penting untuk akuntabilitas, terutama dalam pengadaan publik, ada kebutuhan untuk memastikan bahwa anggaran publik digunakan dengan cara yang efisien dan adil.
Kepatuhan terhadap Regulasi dan Kebijakan
Pengadaan sering kali diatur oleh regulasi dan kebijakan tertentu, terutama di sektor publik. Proses ini membantu memastikan bahwa pengadaan dilakukan sesuai dengan hukum dan regulasi yang berlaku, mengurangi risiko hukum dan kepatuhan.
Pengelolaan Risiko
Dengan melakukan pengadaan secara terencana dan terstruktur, organisasi dapat mengidentifikasi dan mengelola risiko terkait dengan pasokan barang dan jasa.
Hubungan Pemasok
Hubungan yang kuat dapat menghasilkan keuntungan jangka panjang, seperti diskon harga, prioritas dalam pengiriman, dan dukungan teknis.
Inovasi dan Peningkatan Kualitas
Proses pengadaan memungkinkan organisasi untuk mengeksplorasi dan memanfaatkan inovasi baru dari pemasok. Dengan cara ini, organisasi dapat meningkatkan kualitas produk atau jasa yang digunakan dan tetap kompetitif di pasar.
Dukungan untuk Strategi Bisnis
Pengadaan yang efektif dapat mendukung strategi bisnis jangka panjang dengan memastikan bahwa barang dan jasa yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis tersedia tepat waktu dan dalam anggaran yang telah ditetapkan.
Keberlanjutan
Secara keseluruhan, pengadaan bukan hanya tentang membeli barang dan jasa, tetapi juga tentang mengelola proses yang kompleks untuk mendukung tujuan strategis, operasional, dan keuangan organisasi dengan cara yang efisien dan efektif.
Kesimpulannya, shehingga. Melalui pengadaan yang terencana dengan baik, organisasi dapat memastikan pemenuhan kebutuhan dengan efisien.